Een brief of een e-mail sluit je meestal af met een slotzin en een ondertekening. Hoe doe je dat op een formele of een informele manier? Bekijk tips voor een correcte afsluiting en voorbeelden.
Het is misschien wel net zo belangrijk als een eerste indruk: een laatste indruk. In een brief of een e-mail maak je die in de laatste regels. Vooral de slotzin zal na het lezen vers in het geheugen liggen bij de ontvanger. Genoeg reden dus om even stil te staan bij de uitsmijter en deze een persoonlijk tintje te geven.
Met een correcte afsluiting toon je respect voor de ontvanger. Vergelijk het met beleefd gedag zeggen aan het einde van een gesprek. Net zo goed markeer je hiermee het einde van je tekst. Als een afsluiting ontbreekt in een e-mail, dan lijkt het of je te vroeg op de verzendknop hebt geklikt.
Onderdelen van een afsluiting
Een afsluiting heeft meestal een vaste opbouw. Dit zijn de belangrijkste onderdelen:
Slotzin
Een slotzin is een zin met een afsluitende boodschap. Die kan bijvoorbeeld betrekking hebben op iets wat je verwacht, hoopt of wenst.
Voorbeeld:
Alvast bedankt voor de betaling van deze openstaande factuur.
Bij voorbaat dank voor uw spoedige reactie.
Ik licht mijn motivatie graag toe in een persoonlijk gesprek.
Veel succes gewenst met je nieuwe baan.
Wilt u mij laten weten of u naar de introductiedag komt?
Als een slotzin inhoudelijk weinig toevoegt, dan kun je hem beter weglaten. Denk aan de bekende sleetse slotzinnen.
Voorbeeld:
*In afwachting van uw reactie verblijf ik.
*Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
De meeste ontvangers zullen nauwelijks aandacht aan dit soort zinnen besteden. Hier geldt: hoe origineler en relevanter de slotzin, hoe meer je opvalt bij de lezer.
Ondertekening
Een ondertekening bestaat meestal uit de volgende onderdelen:
Slotformule
De slotformule is de groet waarmee je afsluit. Stem deze af op de andere onderdelen van je brief of e-mail, zoals de aanhef. Bij een formele aanhef gebruik je dus ook een formele of neutrale slotformule.
Een veelgebruikte neutrale slotformule is Met vriendelijke groet of Met vriendelijke groeten. Je kunt hiervoor kiezen bij zowel formele als informele correspondentie.
Als je het formeel wilt houden, dan kun je gebruikmaken van Hoogachtend. Wil je hier nog een schepje bovenop doen? Kies dan voor Met de meeste hoogachting.
Je verkleint de afstand met Hartelijke groet of Hartelijke groeten. Hetzelfde geldt voor Groeten of Groetjes. Deze informele slotformules zul je vooral gebruiken als je de ontvanger goed kent.
Let op
In Nederland komt er een komma na de slotformule. In Vlaanderen kun je deze eventueel weglaten; het is dan wel consequent om dit in de aanhef ook te doen.
Tip
Vermijd in de slotformule afkortingen als Gr., Vr. gr. of Mvg. Hiermee laat je een weinig respectvolle indruk achter. Daarnaast bespaart dit jezelf en de lezer nauwelijks tijd.
Naam van de afzender
De naam van de afzender schrijf je het beste voluit, zodat duidelijk is om wie het gaat. Dit maakt je brief of e-mail persoonlijker. Je vermeldt dus de volledige voornaam en achternaam, zonder voorletters te gebruiken.
Voorbeeld:
Wendy Bakker
*W.M.J. Bakker
Het is gebruikelijk om de naam van de afzender vooraf te laten gaan door één of meer witregels. De naam van de afzender springt dan meteen in het oog. Bij een brief heb je hiermee bovendien ruimte voor een handtekening.
Naam van de organisatie
In een zakelijke brief of e-mail vermeld je de naam van de organisatie. Je schrijft dan namens, gevolgd door de naam van de organisatie.
De toevoeging namens wordt soms ook weggelaten. Ook is het mogelijk dat in plaats van de naam van de organisatie een logo komt.
Functienaam
In een zakelijke brief of e-mail vermeld je verder de functienaam. Je schrijft deze met een kleine letter.
Voorbeelden van een ondertekening
Persoonlijke ondertekening
In een persoonlijke ondertekening vermeld je naast de slotformule alleen de naam, voorafgegaan door één of meer witregels:.
Voorbeeld:
Hartelijke groet,
Amira
Zakelijke ondertekening
De onderdelen van een zakelijke ondertekening kunnen in de praktijk in een verschillende volgorde staan. In de eerste plaats kun je de nadruk leggen op de afzender als persoon en de functie die deze uitoefent.
Voorbeeld:
Met vriendelijke groet,
Douwe de Vries,
voorzitter Muziekvereniging De Fanfare
In de tweede plaats kun je de nadruk leggen op de organisatie waar de afzender werkt.
Voorbeeld:
Met vriendelijke groet,
namens Hoveniersbedrijf De Zonnehoed
Margreet Hendriks-Visser,
hoofd Personeelsadministratie
Let op
Mogelijk zul je in plaats hiervan rekening moeten houden met de richtlijnen van je werkgever, zoals een schrijfwijzer voor medewerkers. Die kan bijvoorbeeld een bepaalde ondertekening voorschrijven in het contact met klanten.
Afbeelding gebruikt onder licentie van Shutterstock.com
