De aanhef bestaat uit de woorden waarmee je een brief of een e-mail begint. Hiermee begroet je de lezer. Wat is de juiste aanhef bij een bekende en een onbekende ontvanger?
Een eerste indruk maak je maar één keer. In een brief of een e-mail doe je dat meteen aan het begin met de aanhef. Met deze introducerende woorden begroet je de lezer. Dat kan op een formele manier met bijvoorbeeld Geachte of op een informele manier met bijvoorbeeld Beste.
Veel mensen vragen zich af wat een gepaste aanhef is. Net als bij de keuze voor u of jij kan dit namelijk leiden tot verwarring. Denk aan de situatie waarin je een persoon of een organisatie voor het eerst schrijft. Is de juiste aanhef dan formeel, informeel of een vorm daartussenin?
Tip
Besteed ook aandacht aan de laatste indruk. Je maakt deze in de afsluiting van je brief of e-mail.
Verschillen tussen een brief en een e-mail
Het is belangrijk om eerst te kijken naar de verschillen tussen een brief en een e-mail. Zo is een e-mail in veel gevallen informeler dan een brief, aangezien e-mail een vluchtiger medium is. Je komt hierbij sneller ter zake, zonder allerlei vaste formules. Ook communiceren we pas sinds enkele decennia op deze manier, waardoor de regels nog niet in steen gebeiteld zijn.
Dat betekent onder meer dat je de aanhef in een e-mail soms kunt weglaten. Als je iemand bijvoorbeeld voor het eerst mailt, dan zul je net als in een brief een aanhef gebruiken. Maar de kans bestaat dat je op een bepaald moment een bericht zonder aanhef stuurt. Dat is vaak het geval als je veel over en weer mailt (en het gesprek lijkt op een WhatsApp-conversatie).
Wat is een gepaste aanhef?
Toch vallen enkele algemene richtlijnen te geven voor zowel brieven als e-mails. Zo bepaalt de relatie met de ontvanger (ken je de persoon of niet?) meestal wat een gepaste aanhef is:
Onbekende ontvanger
Soms is de ontvanger onbekend. Je stuurt bijvoorbeeld een brief of een e-mail aan een organisatie, maar je bent niet op de hoogte van de naam en het geslacht van de ontvanger. In dat geval is het gebruikelijk om een formele aanhef met Geachte te gebruiken. Als het gaat om meerdere ontvangers (zoals een commissie), dan kun je eventueel verwijzen naar een groep. Maar schrijf niet alleen Geachte, omdat dit wel heel kortaf is.
Voorbeeld:
Geachte heer, mevrouw,
Geachte sollicitatiecommissie,
*Geachte,
Bekende ontvanger
Van een bekende ontvanger weet je in ieder geval de naam en mogelijk ook het geslacht. Bij zakelijke correspondentie ligt dan een aanhef met Geachte voor de hand. Als je iemand beter kent, dan gebruik je een informele aanhef met bijvoorbeeld Beste, Dag of Hallo. In beide gevallen heb je de mogelijkheid om de aanhef persoonlijk te maken. Bij meerdere ontvangers (zoals een groep collega’s) zul je meestal verwijzen naar een groep.
Voorbeeld:
Geachte heer Jansen,
Beste Frank,
Dag collega’s,
Je kunt de aanhef minder formeel maken door verschillende vormen met elkaar te combineren. Sommige mensen schrijven bijvoorbeeld Beste + heer of mevrouw + achternaam. Of Beste + voornaam + achternaam.
Voorbeeld:
Beste mevrouw De Vries,
Beste Maartje Hendriks,
Let op
Mogelijk zul je in plaats hiervan rekening moeten houden met de richtlijnen van je werkgever, zoals een schrijfwijzer voor medewerkers. Die kan een bepaalde aanhef voorschrijven in het contact met klanten.
Afbeelding gebruikt onder licentie van Shutterstock.com
